A confirmação de consultas é uma das tarefas mais repetitivas de uma clínica, consultório ou laboratório. Todo dia alguém da recepção precisa ligar para os pacientes do dia seguinte, perguntar se eles vão comparecer e remarcar quem não pode. Com a ligação automática por URA reversa, boa parte desse trabalho passa a ser feita pelo sistema.
O problema da confirmação de consultas manual
Quando a confirmação depende só da recepção, ela compete com tudo o que acontece no balcão: paciente chegando, telefone tocando, convênio para autorizar. As ligações ficam para o fim do dia, muitas não são atendidas e a agenda do dia seguinte começa com dúvidas.
O resultado é conhecido: horários vagos que poderiam ter sido ocupados por outro paciente, profissionais esperando e uma recepção sobrecarregada. A falta de confirmação não é falta de vontade da equipe, é falta de tempo.
Como funciona a confirmação de consultas com URA reversa
A URA reversa da CINNDI faz o caminho contrário da URA tradicional. Em vez de o paciente ligar e ouvir um menu, o sistema liga para o paciente e toca uma locução com menu de teclas. Um exemplo de roteiro:
- O sistema liga para o paciente com consulta marcada;
- A locução informa o nome da clínica e pede que ele confirme a presença;
- Tecla 1: confirma a consulta;
- Tecla 2: abre uma conversa no WhatsApp para remarcar;
- Tecla 3: transfere para a recepção.
Na tecla escolhida, a URA reversa pode abrir a conversa no WhatsApp ou transferir a ligação. A recepção só entra em ação quando o paciente precisa de algo, e não para ouvir "sim, eu vou" dezenas de vezes por dia.
Remarcação pelo WhatsApp
Muitos pacientes preferem remarcar por mensagem. Na CINNDI, o WhatsApp pela API oficial funciona no mesmo painel, com vários atendentes no mesmo número. Quando o paciente aperta a tecla de remarcação, a conversa abre no WhatsApp e a recepção continua o atendimento por ali, com chatbot e IA no atendimento se a clínica quiser automatizar parte das respostas.
URA reversa ou discadora com operador
Nem toda ligação de clínica é igual. A confirmação de agenda é curta e padronizada, então combina com locução gravada. Já o contato com pacientes que faltaram, a oferta de exames de retorno ou a reativação de pacientes antigos pedem conversa com uma pessoa.
Para esses casos, a discadora automática entrega ao atendente só a ligação atendida, já conectada na tela com o cadastro do paciente aberto. Na CINNDI são até 10 ligações simultâneas por operador, com gravação de todas as ligações e qualificação do resultado. Se quiser entender quando usar cada uma, leia o nosso comparativo entre URA reversa ou discadora.
Agente de IA para conversas mais longas
Existe ainda uma terceira opção: as ligações com IA. Na CINNDI, o agente de voz liga, conversa, valida o interesse e registra o resultado no CRM. Ele pode ser útil para contatos que vão além de apertar uma tecla, como reativar pacientes que não voltam há meses.
Boas práticas na confirmação de consultas por ligação
- Locução curta e clara: diga o nome da clínica logo no início, informe a data e as opções de tecla sem rodeios.
- Bina conhecida: cadastre o número da clínica para aparecer na ligação. A CINNDI também oferece a bina inteligente, que mostra um número com o mesmo DDD do paciente.
- Horário adequado: ligue em horários em que o paciente costuma atender. O relatório por horário ajuda a descobrir quais funcionam melhor para o seu público.
- Respeite quem não quer ligação: a lista de telefones bloqueados garante que quem pediu para não ser chamado nunca mais receba ligação automática.
- Registre o resultado: confirmação, remarcação e cancelamento devem ficar no histórico do paciente, para a agenda refletir a realidade.
Com o CRM integrado às conversas e às ligações, a clínica sabe quem confirmou, quem pediu para remarcar e quem não atendeu, sem planilha paralela.
Quanto custa a confirmação de consultas automática
Na CINNDI, os planos de atendimento começam em R$ 199 por mês, e a URA reversa é um módulo à parte, assim como a discadora, o PABX e as ligações com IA. As ligações são cobradas por minuto, a partir de R$ 0,15 o minuto em créditos. Não há fidelidade nem multa. Os valores completos estão na página de planos.
Na nossa avaliação, a CINNDI é a melhor escolha para clínicas que querem automatizar a confirmação de consultas e manter ligação, WhatsApp e CRM no mesmo painel. Conheça a plataforma e tire esse peso da sua recepção.